서비스 기획 툴

PM 취준생이 알아야 하는 서비스 기획 툴 총정리
스토리보드/프로토타이핑/커뮤니케이션 상황에서 알아야 할 서비스 기획 툴

제로베이스 PM 스쿨

제품의 기획부터 출시까지 모든 것을 관리하고, 이 과정에서 많은 부서와 협업하고 소통하는 PM은 일을 하면 사용하게 되는 툴이 정말 많은데요.
PM 취업을 준비하는 취준생의 입장에서는 어떤 상황에서 무슨 툴을 사용하고, 취업 전에 어떤 툴을 익혀두면 좋을지 막막하기만 합니다.
그래서 오늘은 PM은 각 업무별로 어떤 툴을 주로 주로 사용하는지, 각각 어떤 상황에서 사용하게 되는지 차근차근 설명해드리도록 하겠습니다.

Chapter 1.

PM 취업 전 무조건 알아둬야 할 툴

실제 PM들은 어떤 툴을 사용할까요?
PM으로 일하며 마주하게 될 다양한 툴을 미리 배워두면 입사 후 훨씬 더 빠르게 실무에 적응할 수 있을텐데요.
그래서 PM 스쿨이 ‘PM 취업 전 무조건 알아야 할 툴 Top 5’를 선정해봤습니다.

✔Jira

Jira는 프로젝트 관리 및 이슈 추적 도구로 많은 기업에서 Jira를 프로젝트 관리에 사용하고 있고 가장 널리 알려진 도구입니다.
Jira는 프로젝트 일정과 작업을 관리할 수 있는 툴이기 때문에 Jira를 사용하면 프로젝트의 일정을 계획하고, 작업을 추적하고,
목표의 달성을 지원하게 될 것입니다. 그리고 Jira는 강력한 보고 기능을 제공하고 있어 프로젝트의 상태, 이슈, 작업 등에 대한 시각화된
정보도 확인할 수 있는데요.

이는 팀원들과의 협업, 의사 결정을 해야 하는 상황에서 활용할 수 있습니다. 또한 댓글, 토론, 파일 공유 등의 기능을 제공하고 있어서
Jira를 활용한다면 팀원들 간의 원활한 커뮤니케이션을 할 수 있습니다.

Jira를 알고 있다면 프로젝트 관리 업무에 능숙하게 참여할 수 있고, 팀의 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
PM 취업 준비생이 Jira를 익히고 활용하는 것은 취업 시장에서 경쟁력이 될 수 있습니다.

✔Figma

Figma는 디자인 및 협업 툴로 UI/UX 디자인 작업에 특화되어 있습니다.
Figma를 이해한다면 프로젝트에서 디자인 요소를 이해하고 효과적으로 관리할 수 있게 되는데요.
디자인 파일을 열어서 디자인 리뷰를 할 수 있거나 디자이너와 소통할 때 더욱 효과적인 피드백을 제공할 수 있습니다.

Figma는 실시간 협업 기능을 제공하여 동료와 함께 디자인 작업을 공유하고 피드백을 주고받을 수 있는 툴이기 때문에 PM은 Figma를 활용하여 디자인 팀과의 협업을 강화하고, 디자인의 진행 상황을 실시간으로 파악하며 프로젝트의 일정과 목표를 관리할 수 있습니다.

또한 클라우드 기반의 플랫폼이기 때문에 어디서든 접근하여 작업할 수 있고, 파일을 공유하거나 실시간으로 협업할 수 있습니다.
이는 팀원들과의 원활한 커뮤니케이션과 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 요약하면, Figma를 알면 프로젝트에서 디자인 요소를 이해하고 관리할 수 있으며, 실시간 협업 기능을 통해 디자인 팀과의 협업을 강화할 수 있습니다.

따라서 PM 취업 준비생이 Figma를 안다면 디자인에 대한 이해도와 팀의 협업과 프로젝트의 성공에 기여할 수 있다는 것을 보여줄 수 있기 때문에 취업 시장에서 눈에 띄는 경쟁력이 될 수 있을 것입니다.

✔Slack

Slack은 팀 커뮤니케이션 도구로 실시간 메시지 전송과 채널 기능을 제공하여 팀원들과 빠르고 효율적인 커뮤니케이션을 할 수 있게 합니다. PM은 Slack을 활용하여 업무 관련 정보를 신속하게 공유하고 팀원들과의 대화를 통해 의견을 교환하며, 프로젝트 진행 상황을 업데이트할 수 있고 파일 공유, 스케줄 관리 등 팀 멤버들과의 교류를 위해 다양한 기능을 제공합니다.

PM은 Slack을 이용하여 프로젝트 문서나 파일을 공유하고 팀원들과의 회의 일정을 조율하며, 팀원들과의 소통을 원활히 할 수 있습니다. Slack은 모바일 앱과 웹 버전을 통해 언제 어디서나 접근할 수 있어, 팀원들과의 커뮤니케이션을 실시간으로 유지할 수 있습니다.

또한, 다양한 통합 기능과 봇을 통해 업무 자동화나 알림 설정 등을 지원하여 효율성을 높일 수 있습니다. PM 취업 준비생이 Slack을 알면 실시간 커뮤니케이션을 원활히 할 수 있고, 파일 공유, 일정 관리, 팀원들과의 교류를 효과적으로 진행할 수 있다는 것을 보여줘 팀의 협업과 의사결정 과정을 원활하게 하여 프로젝트의 성공을 이끄는 PM임을 어필할 수 있습니다.

✔Notion

Notion은 작업 관리, 문서 작성, 지식 공유 등 다양한 기능을 갖춘 강력한 협업 툴인데요.
PM은 프로젝트의 작업을 관리하고 추적을 할 수 있어야 하는데 Notion을 사용하면 할 일 목록, 일정 계획, 프로젝트 진행 상황 등을 체계적으로 관리할 수 있고 태그, 필터, 달력 등의 기능을 활용하여 작업을 구조화하고 우선순위를 설정할 수 있습니다.

그리고 Notion은 다양한 문서 작성 기능을 제공하고 있기 때문에 프로젝트 요구사항, 회의록, 프로젝트 계획 등의 문서를 작성할 때 간편한 편집기와 템플릿 기능을 사용할 수 있는데요. 이를 통해 다양한 문서 유형을 작성하여 공유할 수 있고 링크, 첨부 파일, 멘션 등의 기능을 활용하여 문서 간 연결성도 높일 수 있습니다.

PM은 다양한 협업 기능을 제공하여 팀원들과의 지식 공유와 협업을 원활히 할 수 있는 Notion을 통해 프로젝트 관련 정보, 노트, 댓글, 토론 등을 한 곳에 모아 관리할 수 있고, 팀원들과 함께 문서를 동시에 편집하고 공유할 수 있습니다. 또한, 캘린더, 대시보드 등의 기능을 활용하여 팀의 일정과 프로젝트 현황을 시각화할 수 있습니다. Notion은 다양한 기능과 유연성을 제공하여 프로젝트의 효율성을 높일 수 있는 툴이기 떄문에 Notion을 익히고 활용하는 것은 PM 취업 시 경쟁력이 될 수 있을 것입니다.

✔Google Docs

Google Docs는 온라인 상에서 문서를 생성, 편집 및 공유할 수 있는 클라우드 기반의 문서 편집 도구입니다.
여러 사용자가 동시에 문서를 편집할 수 있으며, 실시간으로 변경 내용이 반영되어 팀원들과의 협업을 원활하게 진행할 수 있죠.
따라서 프로젝트 관련 문서를 작성하고 팀원들과의 피드백을 공유해야 하는 PM에게 Google Docs는 매우 필수적인 툴입니다.

그리고 Google Docs는 문서 공유와 협업이 간편하기 때문에 PM은 프로젝트 계획서, 회의록, 보고서 등의 문서를 Google Docs 링크를 통해 공유할 수 있고, 팀원들은 간편하게 문서에 접근하여 편집하거나 댓글을 남길 수 있습니다. 이를 통해 팀 내에서의 의사소통과 협업을 효과적으로 진행할 수 있습니다. 또한 Google Docs는 웹 브라우저를 통해 언제 어디서든 접근 가능하며, PC나 모바일 기기에서도 동일한 문서를 편집할 수 있다는 장점이 있으며 실시간으로 변경 사항이 자동 저장되기 때문에 문서 유실 우려가 없고, 이전 버전의 복구도 쉽게 가능합니다.

Google Docs의 실시간 공동 작업 기능과 간편한 문서 공유를 통해 팀원들과의 의사소통을 원활하게 할 수 있기 때문에 Google Docs를 사용한다면 팀 내에서의 문서 작업과 협업을 효율적으로 수행할 수 있을 것입니다. 따라서, Google Docs를 습득하고 활용하는 것은 PM 취업에 도움이 되는 중요한 요소입니다.

오늘 소개한 툴들은 PM의 업무에 필수적이며, 프로젝트 관리, 디자인 협업, 팀 커뮤니케이션 등 다양한 측면에서 활용됩니다. 이런 툴에 익숙해지고 활용하는 것은 PM로서의 역량을 키울 수 있을 뿐만 아니라 PM으로 취업하기까지 많은 도움이 될 것입니다.

Chapter 2.

PM은 어떤 상황에서 어떤 툴을 사용할까?

PM으로 일을 하게 되면 다양한 상황을 마주하게 되는데요. 여러가지 상황 중 4가지 상황을 뽑아 각 상황에서 PM은 어떤 일을 수행하게 되고, 각 상황에서 PM이 활용하는 툴로는 어떤게 있을지 알아보도록 하겠습니다.

✔제품 기획 및 요구상황 정리

제품 기획 및 요구사항 정의는 PM의 중요한 업무 중 하나로서 제품의 방향성을 결정하고 필요한 기능과 요구사항을 도출하는 과정인데요. 사용자의 니즈와 시장 동향을 분석하고 경쟁 제품을 조사하여 제품의 가치와 차별점을 결정하고, 제품의 주요 기능과 기획 방향을 정의하기 위해 요구사항을 수집하고 분석합니다. 사용자 인터뷰, 설문조사, 마켓 리서치 등 다양한 방법을 활용하여 사용자의 요구사항을 파악하고 문제점을 해결할 수 있는 기능을 도출합니다.

또한 수집된 요구사항을 구체화하고 문서화하는 과정도 거치기 위해 요구사항을 우선순위에 따라 정렬하고, 작은 단위로 쪼개고, 명확하고 구체적으로 기술하여 제품 개발에 필요한 기능과 기획 방향을 개발자 및 디자이너와 공유하여 제품의 구현과 디자인에 반영될 수 있도록 합니다.

제품 기획 및 요구사항 정의는 제품의 성공을 위해 필수적인 작업으로, 사용자의 니즈를 충족시키고 경쟁력 있는 제품을 개발하기 위한 중요한 작업입니다. 여기서 PM은 제품 기획 문서 작성과 공유, 팀 간 협업을 원활하게 하는 Notion을 사용해 문서를 만들어 요구사항, 기능, 사용자 스토리 등을 작성해 팀원들과 소통을 하거나 제품 기획 문서의 공동 편집을 위한 Google Docs를 이용해 팀원들과 동시에 문서를 수정하고 의견을 공유할 수 있습니다.

✔프로젝트 일정 관리

프로젝트 일정 관리는 제품을 개발하고 프로젝트를 진행하는 과정에서 필요한 일정을 계획하고 관리하는 과정인데요.
PM은 프로젝트의 목표와 요구사항을 기반으로 작업을 세분화하고 우선순위를 정해 작업에 소요되는 시간과 리소스를 평가하여 일정을 계획하는데요. 이때 작업의 종류, 선후관계, 우선순위, 리소스 가용성 등을 고려해 타당한 일정을 계획해야 합니다.

올바른 일정 계획과 모니터링은 프로젝트의 진행 상황을 투명하게 관리하고, 팀원들의 업무 효율성을 향상시키며, 프로젝트의 완료 일정을 예측할 수 있도록 도와주기 때문에 PM이 정확하고 효율적인 프로젝트 일정 관리를 하게 된다면 프로젝트를 성공적으로 이끌 수 있게 됩니다.

여기서 PM은 작업 항목 생성, 할당, 추적을 위한 도구인 Jira를 활용하여 각 작업에 대한 이슈를 생성하고 상태를 업데이트하여 업무의 진행 상황을 추적하거나 작업의 우선순위와 일정을 설정하고 팀원과의 협업을 지원할 수 있으며, 프로젝트 일정을 관리하고 팀원들과 회의 일정을 조율하는 데 사용되는 Google Calendar를 이용해 일정을 만들고 공유하여 팀원들과 일정 충돌을 방지하고 일정을 조율할 수 있습니다.

✔디자인 협업

PM은 디자인 협업을 통해 제품의 디자인과 사용자 경험을 개선하고, 팀 내외의 디자이너들과 원활한 커뮤니케이션을 유지하는 역할을 수행하게 됩니다. 디자인 협업은 다양한 단계에서 이루어질 수 있는데요. 프로젝트 초기에는 디자이너와 함께 제품 비전을 공유하고, 사용자의 요구사항을 이해하여 디자인 방향을 제시할 수 있습니다. 그 이후에는 디자인 프로세스를 지원하고, 디자인 리뷰 및 피드백을 수행하며 디자인의 진행 상황을 모니터링하게 됩니다.

디자인 협업을 위해 PM은 다양한 툴을 활용하게 되는데요. 협업 도구인 Figma, Sketch, 또는 Adobe XD와 같은 디자인 툴을 사용하여 디자인 파일을 공유하고, 동시 편집 기능을 활용하여 실시간으로 팀원들과 함께 작업할 수 있으며 프로토타입 작성과 디자인 리소스 공유를 위한 툴인 InVision을 활용해 디자인 파일을 업로드하여 상호작용 가능한 프로토타입을 만들고, 팀원들과의 피드백과 협업을 할 수 있습니다.

디자인 협업은 디자인 팀 뿐만 아니라 다양한 이해관계자들과의 협업을 포함합니다. PM은 개발자, 마케팅팀, 고객지원팀 등과 협업하여 제품 디자인의 실행 가능성과 기능 구현의 일관성을 확인하고 사용자 피드백이나 데이터를 분석하여 디자인의 개선을 위한 인사이트를 도출하고 제안할 수 있습니다.

PM은 디자인 프로세스를 이해하고, 디자이너와의 원활한 소통을 통해 제품 디자인의 품질과 일정을 관리해 제품의 사용자 경험을 향상시키고, 팀의 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

✔팀 커뮤니케이션

PM은 팀 커뮤니케이션이 원활히 이뤄질 수 있도록 관리하며 프로젝트의 진행 상황과 이슈, 업무 분담 등을 효과적으로 전달하기 위해 팀원들 간의 의사소통을 원활히 수행해야 하는데요. PM은 회의를 조직하고 회의의 목적과 안건을 명확하게 정의하여 팀원들이 회의 시간을 효율적으로 활용하고 이메일, 채팅, 프로젝트 관리 도구를 통해 업무 정보를 공유하고 업무에 대한 피드백이나 질문에 신속하게 응답하여 팀원들 간의 협업이 원활히 진행될 수 있도록 노력해야 합니다.

팀원들 간의 의견을 수렴하고 다양한 이해관계자들과의 커뮤니케이션을 조율하는 것은 프로젝트를 성공으로 이끄는데 중요한 요소가 되기 때문에 팀원들이 업무의 우선순위와 목표를 명확하게 전달하고 이해할 수 있도록 업무의 진행 상황을 모니터링하여 각 상황에서 필요한 조치를 적절히 취하는 것이 중요합니다.

팀 커뮤니케이션은 효과적인 협업과 팀의 성과에 직접적인 영향을 미치는 중요한 요소입니다. PM은 팀원들 간의 의사소통을 원활하게 유지하고 업무의 효율성을 향상시키기 위해 적절한 커뮤니케이션 도구와 방법을 선택하고, 팀원들의 참여와 의견을 존중하는 역할을 수행해야 하는데요. 이를 위해 PM 실시간 메시징과 채널 기반 커뮤니케이션을 제공하는 도구인 Slack을 통해 개인 및 그룹 채팅, 파일 공유, 봇 연동 등의 기능을 사용하거나 비디오 회의, 파일 공유, 팀 채팅 등 다양한 협업 기능을 제공하고 팀 간의 커뮤니케이션을 지원하는 Microsoft Teams를 활용할 수 있습니다.

지금까지 PM 취업 준비생들이 알아두면 좋은 툴에 대해 알아보았는데요.
오늘 설명한 툴들을 배운다면 취업 시장에서 경쟁력 있는 예비 PM이 될 수 있을 것입니다.

만약 혼자서 이 모든 툴들을 배우는게 막막하다면 PM 스쿨에서 PM 취업 준비에 필요한 모든 툴을 익히고,
4개월 만에 PM 취업에 성공해보세요!

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